Zespół projektowy to grupa stworzona do realizacji określonego projektu. W jej skład wchodzą powołani specjaliści z różnych dziedzin, które mają wnieść swój wkład w powodzenie przedsięwzięcia. Jednostkę powołuje się najczęściej tymczasowo, na okres realizacji zadania projektowego. Prace nad projektem są prowadzone pod bezpośrednim nadzorem kierownika projektu, który będzie przez czas jego trwania zarządzał zespołem projektowym.
Bardzo obrazowym przykładem takiego zespołu jest załoga żeglarska. Każda osoba ma wyznaczoną rolę i zakres odpowiedzialności. Ekipą dowodzi sternik lub kapitan. Każdy członek zespołu w różnym stopniu wnosi wkład, aby jednostka sprawnie dopłynęła do celu. Tak samo jest w przypadku zespołu projektowego. Kierownik projektu nadaje kierunek realizacji zadania, sprawdza i kontroluje poszczególne etapy realizacji.
Projekty mogą być różnego rodzaju. W jednych są wytyczone sztywno role i podział zadań do wykonania. W innych zadaniem zespołu projektowego jest praca twórcza i funkcjonuje pełna swoboda w realizacji czynności. Stąd w każdym przypadku trochę inaczej będziemy podchodzili do zarządzania projektami, inaczej dobierali ludzi do zespołu projektowego.
Jak budować zespół projektowy? Zarządzanie projektami
Budowanie zespołu to rola kierownika projektu. On znając dokładnie cel projektu i zadania jakie są do zrealizowania dobiera osoby, których umiejętności są niezbędne do realizacji zadania. Są to zarówno umiejętności i cechy osobowości, a także umiejętność pracy w grupie i dostosowanie się do przydzielonej roli. Istotną kwestią są role w grupie. Dlatego dobierając uczestników zespołu projektowego warto zwrócić uwagę na kompetencje uczestników. Dużą rolę odgrywają cechy, takie jak wiedza merytoryczna, techniczna, zdolności komunikacyjne, myślenie koncepcyjne i motywacyjne. Warto zwrócić także uwagę, aby członkowie zespołu potrafili pracować w grupie, wzajemnie się motywować, cechowali się otwartością na zmiany, byli elastyczni i konsekwentni. Dobrze zbudowany zespół potrafi słuchać siebie nawzajem i dążyć do zrozumienia, bądź przekonania drugiej strony do swoich racji. Kierowanie zespołem projektowym również jest łatwiejsze, gdy odpowiedzialność za role w grupie i komunikacja stoją na wysokim poziomie. Każda osoba w zespole musi czuć się pełnoprawnym członkiem grupy, być zaangażowana i zdyscyplinowana.
Etapy budowania zespołu projektowego
Fazy budowania zespołu to procesy złożone i czasochłonne. Wymagają wielu przemyśleń i analiz. Stąd tak ważna jest rola kierownika projektu. To od doboru uczestników projektu zależy jego powodzenie i ostateczny efekt. W zespole powinny znaleźć się osoby o odmiennych poglądach, aby panele dyskusyjne były efektywne. Dywagacje, przemyślenia, inne postrzeganie wybranych tematów to szerszy pogląd na poszczególne zagadnienia. Na tym wstępnym etapie kierownik projektu zajmuje się tak naprawdę wewnętrzną rekrutacją i planuje, jak zbudować zespół projektowy.
Najbardziej popularny jest model wg Tuckmana i Jensena. Według nich proces budowania zespołu można podzielić na następujące etapy:
- formowanie – czyli pierwsze zapoznanie się uczestników. Na tym etapie znaczącą rolę odgrywa kierownik projektu. To on jest osobą łączącą i kierującą grupą, wyjaśnia cele, tłumaczy zasady, oznajmia podstawowe warunki i wartości działania grupy. To czas kiedy uczestnicy poznają zadania i swoje role w grupie
- docieranie – to czas kiedy zaczynają być bardziej widoczne osobiste cele i mogą pojawić się konflikty bądź nieporozumienia. Ważne, aby ta faza zakończyła się ustaleniem konstruktywnych rozwiązań do dalszych działań. Wszelkie niedomówienia i konflikty utrudnią realizację projektu. Ważne, aby szef zespołu projektowego posiadał umiejętność rozwiązywania konfliktów i motywowania ludzi do realizacji celu
- normalizacja – to faza, w której pojawiają się konkretne i rzeczowe rozmowy, uczestnicy są gotowi na dalszą efektywną współpracę. Role i zadania w grupie zostały już jasno określone, rolą kierownika jest teraz obserwacja i nadzór na postępem prac
- wykonanie – to część najbardziej efektywna i kreatywna. Cały zespół koncentruje się na osiągnięciu celu i pozytywnej realizacji projektu. To czas, kiedy powstają konkretne rozwiązania i zapadają częściowe decyzje odnośnie zadania
- zamknięcie – to faza podsumowań i wniosków, oceny rezultatów wspólnej pracy i całego projektu. Na tym etapie grupa jest już mocno zgrana i potrafi płynnie ze sobą współpracować i komunikować. To także ułatwienie na przyszłość przy realizacji kolejnego projektu.
Szkolenie Zarządzanie ryzykiem w projektach |
Fundamenty budowania zespołu projektowego – jak zbudować zespół?
Do fundamentalnych kwestii przy budowaniu zespołu jest potrzebnych kilka elementów, które się na to składają.
Należy do nich przede wszystkim zaufanie i tożsamość grupy. Zespoły, które łączy zaufanie potrafią lepiej i efektywniej pracować w grupie. Systematyzują intencje poszczególnych uczestników. Utożsamianie się członków grupy z projektem przekłada się znacznie na chęć współpracy i określa jasno role w grupie.
Kolejnym fundamentem jest motywacja. Im wyższa, tym większa korzyść dla realizacji projektu. Motywacja to także energia do działania, wyznaczanie ambitnych celów i dążenie do osiągnięcia sukcesu w realizacji.
Świadomość emocjonalna członków grupy – jest to zespół zachowań koncertujących się na każdym uczestniku grupy, poszanowaniu jego poglądów i próba zrozumienia. Jest kluczowym elementem produktywności zespołu.
Następnym elementem są zdolności komunikacyjne. Umiejętność prowadzenia dyskusji, rozumienia informacji zwrotnych, wyciągania wspólnych wniosków – to cechy, które dążą do osiągnięcia sukcesu projektu.
Ważna jest także odporność na stres. To umiejętność radzenia sobie ze stresem i presją środowiska, czasu, okoliczności. Nawet najsilniejsze jednostki potrafią ulegać wpływom stresu. A to może odbić się niekorzystnie na czasie zakończenia projektu, a w szczególności na jego jakości. Dodatkowo skutki uboczne mogą dotyczyć samego uczestnika projektu – a zdrowie jest najważniejsze!
Rozwiązywanie konfliktów – w dobrze dobranej grupie dyskusje i odmienne poglądy są na porządku dziennym. Członkowie zespołu potrafią się przekonywać argumentami i uzasadniać merytorycznie swoje racje. Ważne, aby zespół potrafił dyskutować w taki sposób, aby nie rodziło to konfliktów interpersonalnych. A jeżeli już dojdzie, to sami szybko rozwiążą kwestie sporne, albo kierownik zespołu projektowego „nastawi” emocje na odpowiednie tory.
Co to jest dobry zespół projektowy
Podsumowując: budowanie zespołu może okazać się wielkim wyzwaniem. Jednak mając na uwadze cel i dążenie do sukcesu realizacji projektu można zbudować wartościowy zespół, który rozwinie się w trakcie zadania. Dobry zespół to taki, który łączy ze sobą osoby o różnych opiniach i poglądach, różnych wartościach i doświadczeniach. Ale mimo tych różnic potrafi współpracować i realizować narzucony plan działania. Całość grupy powinien łączyć cel, praca zespołowa i umiejętność współpracy.
Zarządzanie zespołem projektowym to szkolenie, które uporządkuje wszelkie prace, poukłada zadania, pomoże w wyznaczaniu celów. A także odpowie na pytanie – jak zbudować zespół, który będzie skuteczny?
W sprawie szkoleń zapraszamy do kontaktu z naszym Doradcą tel. kom. + 48 503 129 393
Kreator