Zarządzanie zmianą – umiejętność niezbędna na trudne, zmienne czasy… Każde przedsiębiorstwo w pewnym momencie stanie przed obliczem zmian, które przyczynią się dla dobra organizacji. Bez rozwoju nie byłoby możliwe doścignięcie konkurencji, a co za tym idzie – firma nie byłaby konkurencyjna. Niezależnie od rodzaju zmiany czy jej skali, każda innowacja stanowi pewnego rodzaju wyzwanie. Aby zminimalizować ryzyko błędu, a jednocześnie zagwarantować skuteczne wdrożenie nowego rozwiązania, konieczne jest rozsądne zarządzanie zmianą.
Zmiany jako element funkcjonowania przedsiębiorstwa
Każde przedsiębiorstwo – niezależnie od branży czy stażu funkcjonowania – w pewnym momencie napotyka na okres zmiany. Mogą to być zmiany planowane, np. prace termomodernizacyjne, rozbudowa zakładu, przebudowa działu, wdrożenie nowego produktu. Mogą to być także działania niezamierzone, np. reakcja na zmiany stanu prawnego, nałożenie sankcji, inflacja itp. Niezależnie od tego, jakie podłoże będziemy rozpatrywać, efektem dodatnim związanym z procesem zmiany jest rozwój. Jednakże warto zaznaczyć, że zdarzenie to charakteryzuje się pewną ciągłością i jako takie powinno być zaplanowane w czasie. Nie jest to jednorazowe, ściśle określone działanie, które można oznaczyć w stylu „w piątek o godzinie 15:00 nastąpi zmiana. Więc od tego momentu firma będzie zużywać o 15% mniej prądu”.
Nie oznacza to jednak, że takie działanie powinno być pozbawione jakiejkolwiek formy nadzoru – wręcz przeciwnie. Temu służy zarządzanie zmianą, które pozwala ograniczyć entropię zmiany i sprawować nadzór nad ogólnym postępem. Dodatkowo w przypadku planowanych przedsięwzięć tworzy się team, który będzie zajmował się tylko i wyłącznie planowanymi lub kryzysowymi wydarzeniami. Może on funkcjonować na wzór zespołu projektowego. Czyli dodatkowym wsparciem przy takich działaniach może być szkolenie z zarządzania projektami. Natomiast forma, skład i dynamika działania – to już decyzje zwierzchnictwa firmy.
Zarządzanie zmianą – na czym polega?
Zarządzanie zmianą w przedsiębiorstwie to proces kontrolowania zmian, które mają miejsce lub są planowane w przedsiębiorstwie. Ze względu na czas podjęcia działań możemy mówić o zarządzaniu reaktywnym (działania post factum, jako odpowiedź na zmianę) lub o zarządzaniu aktywnym (działania ex ante, jako element przygotowania do zmiany). Rezultatów zmiany nie da się w pełni przewidzieć, a największą niewiadomą w całym procesie jest czynnik ludzki. Może się okazać, że wdrożona zmiana natrafi na opór i złość wśród pracowników, co wymaga przemodelowania wcześniej założonych działań. Czyli następuje zmiana z zarządzania aktywnego na reaktywne.
| Szkolenie Zarządzanie zmianą |  |
Osoby decyzyjne w danej organizacji powinny przygotować scenariusze zarządzania zmianą w oparciu o różne rezultaty. Menedżerowie z kolei mają za zadanie odpowiednio „rozmasować” zmianę wśród podwładnych. Muszą to zrobić tak, aby cały proces zarządzania zmianą był maksymalnie uproszczony i przewidywalny. Pomoże w tym ujednolicona strategia komunikacyjna, równy dostęp do jawnej części informacji. Należy także pamiętać o stałym kontakcie z pracownikami i wsparciu w trakcie wdrażania zmiany.
Zarządzanie zmianą w organizacji – zarządzanie stresem i emocjami w okresie zmian
Dla wielu pracowników, a w szczególności tych, którzy nie mają wpływu na zarządzanie zmianą, cały proces może rodzić skrajne emocje. Nie tylko wspomniany opór będzie się pojawiać pośród zespołu – również niepewność, strach, złość, poczucie zagrożenia czy dekoncentracja. W związku z tym część osób może przeżywać nadmierny stres, gdyż nadchodzące zmiany mogą nie gwarantować oczekiwanej stabilności.
Najgorsze, co można w tym momencie zrobić, to negować uczucia pracowników lub zabraniać ich wyrażania. Konieczne jest udzielenie informacji oraz objaśnienie, co jest powodem zmian oraz jakie korzyści z niej wynikną. W parze ze zmianami konieczna jest nienaganna komunikacja z pracownikami. Równolegle należy zwracać uwagę na to, co się mówi. Czyli nie można składać pustych obietnic czy zapewniać, że wszystko na pewno się uda. Jako menedżer odpowiadasz za kierowanie zespołem, masz obowiązek dbać o jedność zespołu oraz reagować odpowiednio i rozwiązywać konflikty. Sam powinieneś przyjąć taką postawę, która dla podwładnych będzie wzorem, a zarazem gwarancją bezpieczeństwa. Jako pracownik zaakceptuj to, że zmiana jest nieodłącznym elementem postępu i rozwoju w biznesie, jednocześnie przyjmij fakt, że doświadczone i kompetentne osoby zarządzają całym procesem.
Zarządzanie zmianą to w efekcie dużo korzyści
Jeżeli idą zmiany, to znaczy, że w naszym otoczeniu coś być może zacznie funkcjonować lepiej, coś się rozwinie, polepszy. Założyć warto, że wdrożenie czegokolwiek ma na celu poprawienie wydajności, jakości, skuteczności. Zmiany zawsze wiążą się z pewnymi niewiadomymi, które to budzą opór, niepewność, strach lub niechęć. Niezależnie od tego, czy mamy usposobienie liberalne, czy też konserwatywne, musimy zrozumieć istotę całego procesu. Skuteczne zarządzanie zmianą sprawia, że pracownicy czują się bezpieczniej, a sama zmiana jest wdrażana znacznie sprawniej. Warto podjąć wysiłek na rzecz kontrolowania i synchronizowania działań, gdyż w ogólnym rozrachunku przyniosą korzyść tak dla organizacji, jak i jej członków.
Strach i niepewność w czasie zmian przeżywają nie tylko pracownicy, ale też ich szefowie. W szczególności oni odpowiadają za proces decyzyjny i organizacyjny zmian. Odwagi i kompetencji w relacjach ze swoimi zespołami doda im szkolenie Zarządzanie zmianą, na które serdecznie zapraszamy.
W sprawie szkoleń zapraszamy do kontaktu z naszym Doradcą tel. kom. + 48 503 129 393
Kreator
