Zebrania z pracownikami są nieodzownym elementem zarządzania zespołami i budowania biznesu. To podczas takich spotkań możemy bezpośrednio przekazać informacje o celach i kierunkach rozwoju firmy, a także posłuchać informacji zwrotnej na temat naszej propozycji. To także świetny czas na podsumowania, zarówno etapów wykonania danego zadania, jak i ocenę całościową wybranego projektu lub rozmowy oceniające. To moment, kiedy możemy porozmawiać z pracownikami, bądź przeprowadzić tzw. burzę mózgów. Niezależnie od tego jaki jest cel zebrania – są one niezbędne do właściwego zarządzania zespołem.
Jak przygotować plan zebrania z pracownikami?
Aby zebranie było wartościowe i przyniosło oczekiwane rezultaty warto się odpowiednio do niego przygotować. Ważny jest plan zebrania z pracownikami. Na co zwrócić uwagę?
- Określając jasno cel spotkania poprzez przesłanie chociaż krótkiej agendy zebrania. Warto w niej wskazać jakie tematy będą poruszane, co będzie omawiane, a także co poszczególni uczestnicy mają przygotować. Taka krótka notatka zarówno wyeliminuje zbędny stres, jak również pozwoli przygotować się do zebrania. To również czas na refleksję przed spotkaniem, aby móc wyrazić swoje zdanie w danym temacie.
- Dobór właściwego terminu zebrania i czasu trwania. Zarówno wybór godziny, jak i dnia tygodnia jest bardzo istotny. Według badań najbardziej efektywny czas na spotkania to godziny pomiędzy 10 a 12 i później od 13 do 16. W tych godzinach mózg człowieka pracuje najbardziej efektywnie. Jeśli zaś chodzi o dzień tygodnia to najbardziej produktywnym dniem jest wtorek, kiedy motywacja do pracy jest najwyższa. Najmniej odpowiedni jest piątek kiedy większość pracowników myślami jest już przy weekendzie i raczej liczy na szybkie zakończenie, niż na kreatywne zaangażowanie. Określenie czasu trwania zebrania pozwoli pracownikom na właściwe rozplanowanie swojej pracy w ciągu bieżącego dnia.
- Wybór grupy uczestników. Przygotowując się do zebrania warto zaprosić osoby faktycznie zaangażowane w dany projekt. Zadanie jest prostsze, gdy zarządzamy zespołem projektowym i udział biorą tylko uczestnicy tego projektu. Udział dobrze dobranej grupy zapewni wartościową rozmowę, a co za tym idzie dyskusja będzie efektywna dla każdej z zainteresowanych stron. Czasem warto działać wg zasady: im mniej tym więcej, czyli mniejsza grupa – większa efektywność.
- Notatki i podsumowanie zebrania. Na koniec zawsze warto podsumować co zostało ustalone, jakie wyznaczono osoby do realizacji poszczególnych zadań, jaki jest termin realizacji projektu. Wskazana osoba, która spisze i roześle do wszystkich uczestników konkretne ustalenia, zdyscyplinuje też porządek spotkania. To wyeliminuje ewentualne wątpliwości lub zaległości w pamięci. Warto także wskazać osobę, która będzie szefem danego projektu, aby ona zbierała i pilnowała terminów realizacji poszczególnych etapów.
- Materiały. Jeśli zebranie dotyczy zagadnień związanych z omawianiem jakichś konkretnych projektów, np. kampanii reklamowej, bądź nowych procedur w firmie, warto przygotować materiały dla uczestników, aby każdy mógł się zapoznać z obecnym etapem realizacji.
| Szkolenie Prowadzenie zebrań |  |
Jak rozpocząć zebranie z pracownikami?
Rozpoczynając zebranie warto ustalić zasady. Przede wszystkim wyjaśnić kwestie używania telefonów komórkowych, bądź laptopów podczas spotkania. Nic tak nie irytuje prowadzącego zebranie jak uczestnik odpisujący na maile, bądź przeglądający strony internetowe w telefonie. Brak urządzeń elektronicznych to większa uwaga pracowników, a także większe zaangażowanie poruszanym tematem. W takich sytuacjach niezbędna będzie wiedza z komunikacji asertywnej, aby móc wyegzekwować kulturalnie pewne zachowania.
Kolejna kwestia to omówienie tematu i celu zebrania, a także określenie ram czasowych spotkania. We wcześniej przesłanej krótkiej zapowiedzi zebrania każdy uczestnik dowiedział się bardzo ogólnikowo czego zebranie będzie dotyczyć. Teraz pora na wyjaśnienie tematu zebrania oraz kwestii do ustalenia. Ramy czasowe, np. przerwy przy dłuższych zebraniach, pozwolą pracownikowi na odpowiednie zarządzanie czasem, zaplanowanie dnia. Przede wszystkim na ustalenie, które zadania mogą poczekać, a które bezwzględnie muszą zostać wykonane w danym dniu. To także moment, kiedy pracownik może zgłosić, że nie będzie mógł uczestniczyć w określonej części zebrania z ważnych, nagłych powodów.
Warto także wskazać, kto jeszcze będzie przemawiał podczas zebrania i kiedy mniej więcej to nastąpi. To ważna informacja dla pracownika, który będzie wygłaszał swoją prezentację w danym temacie. Z punktu widzenia organizacji całej sztuki prezentacji, agenda i rozplanowanie ma duże znaczenie dla komfortu występujących.
Jak przeprowadzić zebranie z pracownikami?
Po omówieniu wstępu i przebiegu spotkania można rozpocząć część merytoryczną. Należy pamiętać, że większość osób jest wzrokowcami stąd warto przygotować przyjazną i skonkretyzowaną prezentację. Nie powinna ona być zbyt rozbudowana i zbyt szczegółowa, ponieważ uczestnicy będą skupiać się na tym, co napisane na slajdach, a nie na tym o czym jest mowa. Poza tym prowadząc zebranie absolutnie nie powinno się czytać tego, co wyświetla się na slajdach. Prezentacja ma wskazać kierunek prowadzenia rozmowy, ma służyć jako wsparcie do przemowy i obrazowo wskazywać cel spotkania. Czytane prezentacje z reguły nudzą uczestników i zniechęcają do aktywnego uczestnictwa.
W trakcie prowadzenia zebrań mogą pojawić się pytania lub wątpliwości. Warto w tym momencie ustalić, kiedy takie pytania powinny być zadawane: czy na bieżąco, czy na końcu zebrania. Tu także należy zaznaczyć, że pytania pojawiające się na bieżąco to sygnał, że nasi uczestnicy aktywnie słuchają. Warto to docenić i udzielić odpowiedzi od razu. Statystycznie przesuwanie bloku pytań na koniec zebrania spotyka się z ich brakiem. Czasem wynika to błahego powodu: zapominamy o co chcieliśmy zapytać. A czasem uczestnik jest już zniechęcony dopytywaniem o szczegóły i rezygnuje.
Prowadzenie zebrania to także umiejętność zarządzania dyskusją tak, aby uczestnicy słuchali się nawzajem. Ważne, aby nie przerywali sobie i nie mówili jednocześnie. Prowadzący powinien być bezstronny i obiektywny, pozwalać wypowiedzieć się każdej ze stron. Nie należy narzucać swojego zdania (chyba, że jest to zebranie informacyjne).
Prowadzenie zebrań z pracownikami – przygotowanie i organizacja to podstawa
Podsumowując: do każdego zebrania warto się przygotować i dobrze je zorganizować, aby przyniosło wymierne efekty. Wszystkie czynniki omówione wyżej składają się na sukces spotkania i stanowią bazę do dalszej konstruktywnej dyskusji. Zebrania nie powinny się przedłużać poza planowany czas trwania, ponieważ każdy uczestnik ma swoje plany po jego zakończeniu. Dobre przeprowadzenie zebrania działa mobilizująco i motywuje pracowników do aktywnego udziału i dalszego działania.
Szkolenia menedżerskie zawierają w swoim dziale tematykę związaną z kompetencjami Prowadzenie zebrań, na które szczególnie Państwa zapraszamy!
W sprawie szkoleń zapraszamy do kontaktu z naszym Doradcą tel. kom. + 48 503 129 393
Kreator
