Znasz to wrażenie tuż po zakończonym spotkaniu, że właśnie zmarnowałeś kilkadziesiąt minut ze swojego życia…? Nic przyjemnego prawda? Wiemy doskonale o tym, że niestety często do niego dochodzi. Jest tak dlatego, że wielu menedżerów idzie na tzw. popularny „żywioł” i prowadzą zebrania z marszu, z głowy. Zebrania prowadzone są bez wcześniejszego przygotowania i wyłącznie z obowiązku. Często również bez grama charyzmy. Nie padają końcowe wnioski, które pozostawiłyby pracowników z wiedzą: co mają robić, w jakim terminie i w jakim celu? Powiedzenia takie, jak „najlepsze spotkanie to krótkie spotkanie” nie biorą się z niczego. A spotkania mają przecież określony kierunek, dlatego powinny być konstruktywne, efektywne i służące jakiemuś celowi. To przekonanie o nudnych i długich spotkaniach można jednak odczarować! Warto zacząć od dowiedzenia się, jak prowadzić zebrania z pracownikami i co na nich mówić. W efekcie przekonasz się, że zebrania to również jedno z narzędzi kierowania zespołem pracowniczym.
Jak prowadzić zebrania? Zacznij od przygotowania
Nie traktuj spotkania z pracownikami, jak obowiązku do odhaczenia. Nie myśl, że samo jego zorganizowanie i poprowadzenie przybliży zespół do celu. To droga donikąd. Zebranie musi spełniać swoją zasadniczą, ustaloną wcześniej funkcję – informacyjną, motywacyjną, problemową lub szkoleniową. Aby tak się stało, niezbędne jest odpowiednie przygotowanie – Twoje, czyli menedżera/kierownika. Czyli – jak prowadzić zebrania z pracownikami? – zaczynamy od przygotowania.
Najpierw przygotowanie – jak prowadzić zebrania z pracownikami
- Ustal cel i porządek zebrania. Przy czym, wystarczą kluczowe punkty, a nie każde zdanie, jakie zamierzasz wypowiedzieć.
- Rozpisz krótką agendę, możesz uwzględnić godziny, bloki, przerwy i przewidywany czas zebrania.
- Określ kogo zaprosisz i dlaczego (niech będą to osoby, których dotyczy poruszany problem).
- Zanotuj, co pracownicy powinni wiedzieć przed rozpoczęciem posiedzenia i dlaczego muszą w nim uczestniczyć.
- Przekaż im temat i cel najbliższego spotkania oraz – jeśli to konieczne – dodatkowe materiały, które pomogą w przygotowaniach do uczestnictwa.
- Zadbaj o to, by zaproszenie dotarło do zainteresowanych minimum dwa dni przed docelową datą. Będą mogli odpowiednio się nastawić i przygotować do zebrania.
Nie możesz liczyć na zaangażowanie pracowników, jeśli sam/a nie będziesz tryskać charyzmą i zainteresowaniem poruszonym tematem. A jeśli z jakichś powodów nie jesteś w stanie przygotować się do zebrania w taki sposób, rozważ, czy nie lepiej delegować zadanie innemu pracownikowi. Przy istotnych zagadnieniach oczywiście Twoja całkowita nieobecność nie wchodzi w grę – mogłaby zostać źle odebrana. Możesz jednak śmiało skorzystać ze wsparcia.
Jak prowadzić zebranie? 4 najważniejsze zasady
Krótko i treściwie
Dobry szef wie, jak prowadzić zebrania z pracownikami, aby były ciekawe i dynamiczne. Odczaruj mit długich, nużących spotkań firmowych. Jeżeli masz problem z rozwlekłymi spotkaniami postaraj się je poprowadzić punktowo. Zorganizuj krótkie, ale wypełnione treścią i atrakcyjne zebranie. Takie, po którym pracownicy poczują, że zostali naładowani zarówno pozytywną energią, jak i merytoryką. Ucinaj dyskusje, sam się również kontroluj. Podsumuj i zakończ każdy blok, jeżeli nie ma sensu już do niego wracać. Kwadrans, trzydzieści minut – Ty wybierasz. Upewnij się jednak, że czas ten zostanie odpowiednio spożytkowany i wystarczy na przekazanie wszelkich informacji. Dobrą praktyką jest również poinformowanie uczestników o czasie trwania zgromadzenia. To naturalnie zdynamizuje wydarzenie.
Kieruj pytania do konkretnych osób, nie w eter
Chcesz, by spotkanie było angażujące? Nie rzucaj otwartych pytań w powietrze. To trochę tak, jak z koniecznością skorzystania z pomocy w trakcie udzielania pierwszej pomocy na ulicy. Jeśli nie wezwiesz do działania konkretnej osoby, mało kto sam się zdecyduje. Pytania zadawaj konkretnym osobom. To z pewnością ożywi zebranie, bo niejako zmusi do zaangażowania nie tylko tę jedną osobę, ale i pozostałych uczestników. Pozwoli Ci też na uzyskanie potrzebnych, konkretnych odpowiedzi. W trakcie spotkania może być przydatna komunikacja asertywna, aby w momentach trudnych nie doszło do jakiegoś sporu lub napiętych sytuacji.
| Szkolenie Prowadzenie zebrań |  |
Korzystaj z pomocy – innego człowieka i technologii
Jeżeli masz mało czasu, wypunktuj zagadnienia i zrób krótkie zebranie. Jeżeli możesz pozwolić sobie na dłuższą chwilę, warto urozmaicić spotkania dodatkowymi elementami. Prezentacja multimedialna złożona z kilku prostych slajdów to też dobra droga do tego – jak prowadzić zebrania z pracownikami. Dodatkowo garść wydrukowanych grafik przypiętych do tablicy – to potrafi odmienić nastrój całego zebrania. Czyli rozpraszamy i różnicujemy uwagę. Ze słuchowej na wzrokową, dla ambitnych polecamy czuciową, czyli daj ludziom coś do ręki. Nie rezygnuj z nich, nawet jeśli spotkanie ma trwać zaledwie kilkanaście minut. Zawsze zostaniesz dobrze zapamiętany, a Twój cel zostanie zrealizowany. Skorzystaj również z pomocy jednego z uczestników. Niech sporządzi notatki – spisze ustalenia i rozdzielone zadania. To również ożywi wydarzenie oraz pokaże pracownikom, że każde pojedyncze zebranie jest sprawą całego zespołu, nie tylko Twoją. Prowadzenie notatek i sprawozdanie dodatkowo dodaje powagi. Uczestnicy zakodowują, że ich słowa, pomysły, sprzeciwy zostaną zanotowane. Ważą wtedy słowa, skracają wypowiedzi. Same plusy!
Zakończ spotkanie podsumowaniem – jak prowadzić zebrania
Najgorsze, co możesz zrobić, to zostawić pracowników bez wniosków i podsumowania. Zadbaj zatem, by organizowane i prowadzone przez Ciebie zebranie spinała wyraźna klamra „wstęp-rozwinięcie-zakończenie”. W ramach podsumowania przypomnij nadrzędny cel, w jakim się spotkaliście oraz zadania, do realizacji których zgłosiły się poszczególne osoby. W ten sposób zyskasz pewność, że wszyscy wszystko zrozumieli. I bardzo ważne – kolejne spotkanie rozpocznij od rozliczenia z tychże zadań 🙂
To tylko wybrane wskazówki do zrealizowania, podczas prowadzenia zebrań z pracownikami. Pamiętaj też o nadarzającej się okazji. W czasie zebrania możesz pochwalić kogoś za dobre wykonanie zadania. A to będzie element motywujący pracownika wywołanego na forum.
Zebrania z pracownikami – tych błędów unikaj!
- Zbyt długie spotkanie – zebranie nie powinno trwać dłużej niż 60 minut. Masz niewiele rzeczy do przekazania swoim pracownikom? Nie przedłużaj wydarzenia na siłę. Ono może trwać nawet 10 minut, a być jednym z najbardziej treściwych i angażujących.
- Skupienie na problemach i pomijanie rozwiązań – nie myl spotkania integracyjnego ze spotkaniem firmowym. Na pierwszym z nich możemy narzekać do woli. Na drugim mają pojawić się propozycje rozwiązań i przemyślenia na temat ogłoszonego wcześniej problemu. Pilnuj tego, a narady będą żywsze i bardziej efektywne.
- Krótkie spotkanie? Nie rozsiadajcie się – stoły prawdopodobnie każdemu kojarzą się z długą, nużącą naradą. Jeśli więc masz do przedstawienia tylko kilka kwestii, zorganizuj spotkanie w sali pozbawionej stołów, a nawet krzeseł. Na stojąco uczestnicy mówią szybciej, treściwiej i dłużej utrzymują uwagę na mówcy.
- Spotkanie okazuje się niepotrzebne – wiele firmowych spraw można załatwić drogą mailową, telefoniczną lub poprzez komunikator internetowy. Nie zawsze zebranie z pracownikami jest niezbędne. Chcesz, by podwładni mieli o Tobie dobre zdanie i byli przekonani o Twoim profesjonalizmie? Szanuj ich czas. Jedno-dwa spotkania w tygodniu, każde trwające nie dłużej niż godzinę to maksimum.
Prowadzenie zebrań to jeden z obowiązków każdego szefa. Efektywne spotkania, na których przekazuje się kluczowe informacje, motywuje lub uczy – bez zbędnego abstrahowania, to coś, co doceni każdy podwładny. Aby jednak takie organizować, trzeba posiąść kluczowe umiejętności. Te są przekazywane między innymi na dobrych szkoleniach z prowadzenia zebrań z zespołem. Co mówić na spotkaniu z pracownikami, jak wybrać najlepsze miejsce oraz termin wydarzenia i w jaki sposób kontrolować przebieg zebrania. To tylko kilka z wielu kwestii, które są poruszane na takim kursie. Z pewnością rozszerzą one kompetencje każdego kierownika i menedżera!
Zapraszamy na szkolenie Prowadzenie zebrań, które umocni Twój autorytet wśród podwładnych.
W sprawie szkoleń zapraszamy do kontaktu z naszym Doradcą tel. kom. + 48 503 129 393
Kreator
