zespół negocjacyjny

Zespół negocjacyjny – czym jest i jak go skompletować?

Choć negocjacje kojarzone są głównie z rozmową w cztery oczy, to zdarzają się sytuacje, w których rozmawiają ze sobą dwie delegacje. W przypadku dużych firm, korporacji, na spotkania negocjacyjne przybywają zespoły negocjacyjne, niekiedy składające się z kilku osób. Wystawianie zespołu negocjacyjnego to domena głównie negocjatorów z Dalekiego Wschodu, jednak i u nas praktyka ta przyjmuje się coraz częściej.

  • W jaki sposób należy budować zespół negocjacyjny?
  • Ile osób powinien on liczyć?
  • Kto powinien wejść w skład takiej reprezentacji i jak prowadzić spotkania?

Na te i inne pytania odpowiadamy w poniższym artykule.

Czym jest zespół negocjacyjny?

W wielu sytuacjach życia codziennego przyzwyczajeni jesteśmy do prowadzenia negocjacji pojedynczo. Zakup używanego samochodu, rozmowy na temat zakupów i potrzeb domowych, rozmowa z wierzycielem – tutaj dochodzi do negocjacji w cztery oczy. W przypadku firm rozmowy prowadzone są w dużo większej skali i tematyce – cenowej, finansowej, windykacji należności, szeroko pojętych spraw logistycznych. W biznesie bardzo często proces negocjacyjny prowadzony jest przez dwie delegacje reprezentujące poszczególne firmy. Dlatego w zespołach negocjacyjnych zasiadają specjaliści z poszczególnych dziedzin, dysponujący odpowiednimi danymi, zestawieniami, wiedzą merytoryczną.

Proces rozmów grupowych jest silnie zakorzeniony w kulturze chińskiej, gdzie zespoły negocjacyjne liczą nierzadko po kilkanaście osób. Samo pojęcie „zespół negocjacyjny” odnosi się do grupy osób reprezentujących dane przedsiębiorstwo, którym powierzono zadanie prowadzenia rozmów z reprezentantami innej firmy. Dobry zespół negocjacyjny będzie składać się z doświadczonych osób, które cechują się wysoką dyscypliną, dużą odpornością na stres oraz umiejętnością szybkiego myślenia. W tej roli przyda się doświadczenie z wystąpień publicznych, które ułatwi prezentowanie na forum swojego stanowiska. Jednak nie tylko te kompetencje będą mieć znaczenie. Ważne jest też to, kto otrzyma daną rolę w zespole negocjacyjnym oraz jak się z niej wywiąże.

Role w zespole negocjacyjnym

Literatura przedmiotu wskazuje pięcioosobowy zespół jako ten, który jest najbardziej typowy, jednak zdarzają się sytuacje, gdzie spotykamy się z ośmioma zestawami ról. W zespole negocjacyjnym wyróżnimy poniższe „stanowiska”:

  • Lider – najważniejsza osoba, która kieruje zespołem negocjacyjnym i podejmuje ostateczne decyzje, jednak sam dość rzadko zabiera głos;
  • Organizator – druga najważniejsza osoba, czuwa nad agendą i zarządza czasem spotkania, otwiera i zamyka spotkanie, przedstawia poszczególnych członków własnego zespołu;
  • Prowadzący negocjacje – osoba, która najwięcej będzie mówić spośród całego zespołu, wyraża stanowisko zespołu oraz nawiązuje dialog z drugą grupą;
  • Protokolant – osoba, której zadaniem jest sporządzanie notatek z przebiegu spotkania, odnotowanie poczynionych ustępstw oraz zawartych ustaleń;
  • Słuchacz – milczący uczestnik rozmów, który analizuje mowę ciała drugiej grupy, zwraca uwagę na kwestie przemilczane i wskazuje ewentualne nieścisłości;
  • Ekspert – analizuje dane zagadnienie pod kątem prawnym, technicznym lub innym zgodnie ze swoją specjalnością i wyraża na jego temat opinię;
  • Dobry policjant / adwokat diabła – jego zadaniem jest zjednanie sobie drugiego zespołu poprzez dostrzeganie plusów zaproponowanych rozwiązań;
  • Zły policjant / krytyk – jego zadaniem jest wskazanie jak największej liczby wad i projektowanie „czarnych scenariuszy” wobec zaproponowanych rozwiązań;
                   
Szkolenie Taktyki negocjacyjne

 

Zdarzają się kwestie, które wymagają szerokiego omówienia, wówczas do współpracy zaprasza się np. czterech ekspertów, każdego zgodnie ze swoją dziedziną. Przy zwężeniu zakresu działań możliwe jest przydzielenie kilku ról jednej osobie. I tutaj organizator może być jednocześnie dobrym policjantem, a lider przybrać formę krytyka.

Kto nada się do zespołu negocjacyjnego?

Kompletowanie zespołu negocjacyjnego nie jest łatwym procesem. Nie może być to sytuacja, w której szef działu wybiera pierwsze kilka osób z brzegu i przypisuje im role. Do negocjacji handlowych należy wybierać tylko tych, którzy prezentują sobą odpowiednie cechy osobowościowe oraz rozumieją poszczególne role. Zespół negocjacyjny to jeden organizm, któremu przyświeca wspólny cel oraz zadanie do wykonania zespołowego. Osoby o nastawieniu „one-man army”, niezaangażowane, poddające się presji oraz łatwo stresujące się okażą się poważnym obciążeniem dla zespołu.

Osoby będące w zespole negocjacyjnym muszą dokładnie wiedzieć, dlaczego się w nim znaleźli oraz reprezentować pewne pożądane cechy. Przykładowo, osoba na stanowisku lidera musi być opanowana, wszechstronna, odporna na stres i presję. Natomiast w przypadku słuchacza – musi biegle wychwytywać i analizować sygnały niewerbalne. Krytyk musi zdobyć się na wyżyny umiejętności aktorskich, przejawiając postawy niechęci oraz negując zaproponowane rozwiązania. Specjalista – poza niewątpliwymi kompetencjami ze swej dziedziny – musi biegle analizować i cechować się racjonalnym podejściem.

Zespół negocjacyjny = suma indywidualności

Zespół negocjacyjny to nieodłączny element delegacji i spotkań biznesowych, w trakcie których analizowana jest możliwość porozumienia dwóch firm. Tworzy się je na potrzeby rozbudowanych umów, skomplikowanych przedmiotów negocjacji oraz rozmów, które rozbite są na kilka dni. Umiejętna budowa zespołu negocjacyjnego pozwala zmaksymalizować szanse na odniesienie sukcesu. W zależności od typu rozmów skupia w swoich szeregach różne indywidualności. Każdy jest specjalistą w swojej dziedzinie, pewnej części obszaru negocjacyjnego. Członek tego zespołu musi wiedzieć, jaką rolę pełni w trakcie rozmów oraz jak powinien wykorzystać swoje cechy do wykonania zadania. Wtedy przy pełnej koordynacji wszyscy „mówią jednym językiem”, choć każdy odpowiada za inną działkę

Aby rozwijać umiejętności negocjacyjne i sprzedażowe polecamy szkolenie Wywieranie wpływu.

Szkolenie wywieranie wpływu

W sprawie szkoleń zapraszamy do kontaktu z naszym Doradcą tel. kom. + 48 503 129 393

Kreator