Wielu osobom negocjacje zakupowe kojarzą się z procesem finalizacji kontraktu przy dużych, strategicznych realizacjach. Okazuje się jednak, że przy klasycznych zakupach do firmy również możemy prowadzić negocjacje zakupowe. Dzięki dogodniejszym warunkom dostawy, priorytecie zlecenia czy atrakcyjniejszej cenie możliwe jest skuteczniejsze zarządzanie budżetem firmowym. Korzyści finansowe mogą okazać się ogromne. Przy wdrożeniu systemu zarządzania relacjami z dostawcami, osiągniemy dodatkowo perfekcyjny system organizacyjny. Jednak zacznijmy od negocjacji, ponieważ warto poświęcić uwagę na to, jak skutecznie kupować i jak optymalizować proces negocjacji zakupowych.
Jak prowadzić negocjacje zakupowe?
Negocjacje jako takie przyjmują zróżnicowane formy. Czym innym będzie negocjowanie spłaty zadłużenia z wierzycielem, a czym innym uzyskiwanie korzystniejszych warunków zakupu. Inaczej będzie wyglądała sytuacja przyspieszenia budowy domu, jeszcze czym innym będzie skłanianie porywacza do uwolnienia zakładników. Czyli przedmiotów negocjacji może być bardzo wiele. Sytuacje te napotykamy niemalże każdego dnia. Prowadząc własną firmę lub będąc zatrudnionym w dziale zakupów musisz mieć świadomość, że w pewnym momencie staniesz przed zadaniem prowadzenia negocjacji, zwłaszcza negocjacji zakupowych. Przyda się wtedy każda wiedza, w szczególności z technik perswazji lub technik negocjacyjnych. Warto przystąpić do tego działania z planem i wiedzą, jak prowadzić negocjacje zakupowe.
Wszystkie Twoje działania powinny być wcześniej dobrze przemyślane i przygotowane. Całość powinna mieć uporządkowaną sekwencję działania, czyli schemat, wedle którego za każdym razem rozpoczniesz swoje przygotowania. Możesz wykorzystać poniższy model, a mianowicie:
- Określenie własnych potrzeb i oczekiwań, ustalenie warunków minimalnych i maksymalnych. Czyli ustalam sobie, co chcę osiągnąć, co jestem w stanie przyjąć, a czego nie mogę zaakceptować
- Ustalenie tak zwanej Batny, czyli rozwiązania na niezrealizowanie nawet calu minimalnego. Odpowiedz sobie na pytanie: co zrobię, gdy negocjacje nie wyjdą? Gdy dostanę tak niekorzystne propozycje od partnera negocjacyjnego, których nie będę w stanie zaakceptować? Jak się zachowam, co powiem?
- Próba przewidzenia życzeń, oczekiwań i strategii partnera negocjacyjnego. Zastanów się na realnymi celami Twojego partnera. W wielu przypadkach da się przewidzieć jego podstawowe założenia
- Nawiązanie dialogu i rozpoznanie sytuacji – oczekujemy, o co nas poprosi i wdrażamy – co my możemy poprosić drugą stronę. Pamiętaj o zaplanowanej wcześniej strategii ustępstw. Oddawaj powoli, mały porcjami. Najmniejsze ustępstwo „sprzedawaj” jako ogromną korzyść dla Twojego rozmówcy
- Prowadzenie dialogu z wykorzystaniem taktyk negocjacyjnych i zakupowych – czyli przedstawianie propozycji, akceptacja lub odrzucanie danych elementów
- Osiągnięcie porozumienia metodą win-win – czyli każda ze stron jest zadowolona z przeprowadzonych rozmów i uzyskuje satysfakcjonujące dla siebie warunki
- Sfinalizowanie negocjacji zakupowych – czyli przeniesienie ustaleń na papier, sporządzenie odpowiedniego kontraktu i podpisanie oraz realizacja umowy.
| Szkolenie z negocjacji |  |
Techniki zakupowe i negocjacyjne
Podejmując się dialogu musisz mieć świadomość, że istnieją rozmaite taktyki negocjacyjne i techniki zakupowe. Część z nich ma charakter nieetyczny. Twój rozmówca znając je i używając ich, będzie manipulować Tobą, Twoimi emocjami czy percepcją sytuacji. Choć w niektórych kulturach panuje przyzwolenie na takie działania (np. chińska kultura biznesu), Ty wcale nie musisz się na to godzić. Przykładem jest chociażby technika niedostępności – wywieranie presji na kontrahencie pod pozorem „ograniczonej ilości towaru”.
Pamiętaj też, że każdą technikę negocjacyjną powinieneś wzmocnić odpowiednim argumentem. Żaden rozsądny przedsiębiorca nie przychyli się do Twojej prośby „bo tak” – zawsze miej gotowe logiczne uzasadnienie. Możesz też zjednać rozmówcę działaniem na zasadzie aktywnej współpracy. Jak to zrobić? Oczekując ustępstwa, sam również poczyń ustępstwo, przykładowo: zaproponuj, że zamówisz 10 sztuk towaru zamiast deklarowanych 4 sztuk, jeśli cena jednostkowa będzie tańsza jeszcze o 5% – każdy na tym zyskuje. Warto zapoznać się z literaturą przedmiotu i poznać przynajmniej kilka technik zakupowych i negocjacyjnych, takich jak technika siły wyższej, metoda alternatywnych dóbr, reguła wzajemności czy zasada milczenia.
Jak zarządzać dostawcami?
Jeśli myślisz, że cena to najważniejszy element negocjacji zakupowych – zastanów się jeszcze raz. Dla przykładu masz dwie opcje do wyboru. Zakup 10.000 dywanów w cenie 100 złotych za sztukę bez dodatkowych korzyści, czy zakup 10.000 dywanów w cenie 110 złotych za sztukę z gwarancją priorytetowej realizacji. Dodatkowo z ubezpieczeniem i transportem po stronie kontrahenta? Pomyśl, co będzie dla Ciebie lepsze? Zdecydowanie bezpieczniejszym i wygodniejszym rozwiązaniem będzie opcja numer 2. Cześć kosztów została zużyta na sfinalizowanie ubezpieczenia, transportu, obejmuje dodatkowo gwarancję dostaw. Każdy parametr należy przeliczyć i ocenić jego opłacalność.
Dostawcy alternatywni zabezpieczą Cię przed ewentualnymi przeszkodami we współpracy. Czasami nawet kosztem wyższej ceny, warto mieć towar. Tu już się kłania bardziej zaawansowana analiza współpracy. Mimo wszystko warto pomyśleć o zabezpieczeniu ciągłości dostaw. Jeżeli obawiasz się braku komponentów do produkcji, to pomyśl o tym dużo wcześniej. Alternatywny system dostaw da się zorganizować oraz zbudować bazę dobrych dostawców, dlatego warto wiedzieć, jak zarządzać relacjami z dostawcami.
Takimi działaniami zajmuje się dział SRM, czyli Supplier Relationship Management (Zarządzanie Relacjami z Dostawcami). Ich zadaniem jest niedopuszczenie do erozji relacji oraz stopniowe uzyskiwanie coraz to lepszych warunków współpracy zarówno w krótkim, jak i w długim horyzoncie czasowym. To także proces „odsiewania” tych firm, które nie spełniają naszych kryteriów lub którzy nie akceptują zaproponowanej przez nas metodyki współpracy. Celem jest gromadzenie dostawców, którzy zapewniają nam realizację założonych celów biznesowych. Zwłaszcza pod kątem organizacyjnym, jakościowym, budżetowym. Zwieńczeniem procesu zarządzania dostawcami jest ocena współpracy oraz decyzja o jej przedłużeniu lub renegocjacji warunków zakupowych.
Przemyśl dobrze swoją politykę zakupową
Zakupy w firmie to pewien proces, w którym zdecydowanie niewskazany jest pośpiech czy akceptacja pierwszej lepszej oferty. Decyzja o podjęciu współpracy z dostawcą lub jej zawieszenie powinna być dobrze przemyślana. Do rozważenia są również dostawcy alternatywni, gdy za pomocą jednego kontrahenta nie uda nam się pokryć pełnego zapotrzebowania na potrzebne produkty lub usługi. Ewentualnie wprowadzamy takich, gdy widzimy pewne zagrożenia mogące mieć wpływ na zaburzenie dostaw. Wiedza na temat tego, jak prowadzić negocjacje zakupowe pozwoli Ci osiągnąć atrakcyjniejsze warunki oferty. Narzędziem służącym do osiągania porozumienia i uzyskania satysfakcjonującego kontraktu jest między innymi zestaw technik zakupowych i negocjacyjnych. Finalizacja umowy to nie koniec procesu – pamiętaj, że już w trakcie współpracy powinieneś zwrócić uwagę na to, jak zarządzać relacjami dostawcami.
Rozwój strategii i polityki zakupowej nie kończy się na przeczytaniu wskazówek na blogu lub kilku artykułów. Dlatego przemyśl spokojnie rozwój swoich pracowników i rozważ szkolenie z negocjacji zakupowych lub szkolenie perswazja, gdzie poznasz wiele ciekawych technik.
W sprawie szkoleń zapraszamy do kontaktu z naszym Doradcą tel. kom. + 48 503 129 393
Kreator
