Jak często zdarzało Ci się mówić w myślach: wiecznie brakuje mi czasu, doba ma zbyt mało godzin? Kiedy ostatnio mogłeś w spokoju oddać się swojemu hobby bez myśli, że masz coś jeszcze do zrobienia? Być może chciałbyś spędzać więcej czasu ze swoją rodziną, przyjaciółmi czy nawet sam ze sobą? Wielu z nas cierpi na chroniczny brak czasu, co wynika po części z nadmiaru obowiązków, a po części z niewłaściwego zarządzania czasem. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób można zorganizować własną pracę.
Jak dobrze zarządzać czasem?
Na wstępie wyjaśnimy, co rozumiemy pod pojęciem „zarządzać czasem”. Językowi puryści mogliby podnieść raban, że czasem nie da się zarządzać, ponieważ nie można go ani zatrzymać, ani przyspieszyć. My jednak pozwolimy sobie korzystać z tego sformułowania, ponieważ jest to dość powszechnie występujący skrót myślowy.
Wszelkie nasze działania, obowiązki i plany osadzamy w pewnych ramach czasowych. Część z nich – jak na przykład mycie naczyń – może zostać skrócone wykorzystując dostępną technologię, na przykład zmywarkę. Dzięki temu efektywniej wykonujemy swoje zadania, a więc tak zarządzamy działaniami w czasie, że możemy wykonać więcej czynności. Podobnie jest w biznesie – wiedząc, jak zarządzać czasem, jesteśmy w stanie zwiększyć efektywność naszej firmy. Digitalizacja danych zamiast obiegu korespondencji na nośnikach papierowych to sztandarowy przykład usprawnienia pomagającego skutecznie zarządzać czasem. Szkolenia z tego zakresu pozwolą na uporządkowanie wszelkich działań oszczędzających czas.
Kluczowe zasady zarządzania czasem pracy
Do skutecznego zarządzania czasem potrzebna jest dyscyplina oraz konsekwencja w działaniu. Bez tego nawet najlepszy plan spali na panewce. O jakim planie mowa? To raptem siedem prostych zasad, które pomogą Ci w lepszej organizacji czasu pracy:
- Osadzaj działania w konkretnych ramach czasowych – unikaj bliżej nieokreślonej przyszłości, np. „kiedyś”, „jak będę miał chwilę”, „za jakiś czas”
- Zwracaj uwagę na każdą swoją czynność. Sprawdź, ile czasu wykorzystałeś w sposób produktywny, a ile zmarnowałeś na bezowocnym działaniu
- Wykorzystuj narzędzia do planowania i raportowania. Dobrym wsparciem będą znane i lubiane mechanizmy, takie jak tablica kanban czy macierz Eisenhowera
- Multitasking nie istnieje. To sztuczne pojęcie „łapania kilku srok za ogon”, nasza ogólna efektywność spada, a rezultaty są gorsze, niż systematyczne działanie
- Umiejętnie deleguj zadania. Nie wszystko zrobisz sam, tak samo, jak nie wszyscy zrobią pracę za Ciebie. Dlatego z rozwagą dziel obowiązki pośród podwładnych
- Rozliczaj się z podjętych działań. Po wykonaniu sekwencji zaplanowanych czynności oceń, co poszło znakomicie, a gdzie pojawiły się niedociągnięcia
- Lepiej wolno, a porządnie, niż szybko, ale z błędami. Stara zasada, o której często zapominamy. Pamiętaj, że dokonywanie poprawek jest bardzo czasochłonne!
Zarządzanie czasem pracy – przykładowe działania
Wspomniany wcześniej przykład z digitalizacją obiegu korespondencji to tylko jedna z wielu metod efektywnego zarządzania czasem pracy. Jednakże wymaga ona pewnych inwestycji związanych z modernizacją i organizacyjną. Ale przyznać warto, że współczesne narzędzia elektroniczne znacznie pomagają w organizacji zadań do wykonania: wszelkiego rodzaju kalendarze, przypomnienia, aplikacje zarządzające zadaniami itp. Możemy wyróżnić też takie działania, które z powodzeniem podejmiesz we własnym zakresie – i to bez nakładów finansowych! Wbrew pozorom to bardzo łatwe i powszechne metody, które nieświadomie niekiedy omijamy stosując SAMOUTRUDNIANIE.
| Szkolenie z zarządzania czasem |  |
Złodzieje czasu a zarządzanie czasem
Najlepszym przykładem będzie wskazanie „rozpraszaczy”, które pojawiają się każdego dnia, przy wielu działaniach. Są to tak zwane „złodzieje czasu”. Wybijają one nas z rytmu, więc powinniśmy je jak najbardziej ograniczyć. Przykład? Zbyt częste sprawdzanie telefonu i nieustanne odświeżanie maila. Tak, jak byś czekał na pilną wiadomość. Ustal godziny, w których odpisujesz na korespondencję, np. od 8:30 do 9:00, potem od 12:00 do 12:30 i od 15:00 do 15:30. Po telefon nie sięgaj, o ile nikt do Ciebie nie dzwoni lub nie masz pilnego telefonu do wykonania. Dzięki temu skupisz się na faktycznej pracy, nie odrywając się na bezproduktywne sprawdzanie sms-ów, powiadomień, maili.
Zasada jest prosta. Jeżeli masz luźniejszy czas i niewymagające zadania miej przy sobie włączony telefon i pocztę mailową. Natomiast przy zadaniach koncepcyjnych, wymagających czasu i skupienia – wyłącz wszelkie bodźce, zostaw uruchomione tylko te narzędzia, które bezpośrednio realizują Twoje zadanie. Wprowadź tak zwaną „czerwoną godzinę”, gdzie nikt nie może Ci przerywać pracy, bez względu jak ważny ma do Ciebie interes.
Schematy i notatki z zarządzaniu czasem
Wspomnieliśmy też wyżej o narzędziach do planowania. Przy wielostopniowych zadaniach rozpisz cały proces w formie schematu działania z wymienionymi krokami do wykonania. Dzięki temu stworzysz przejrzystą checklistę – systematyzacja zawsze prowadzi do zwiększenia efektywności. Zacznij od tych przykładów zarządzania czasem, a na kolejne rozwiązania z pewnością wpadniesz podczas codziennych obowiązków! Przyda się tu wiedza z tworzenia mapy myśli. Tworzenie schematów postępowania, planowanie pisemne i formułowanie graficzne potrafi spojrzeć na schematy z innej strony.
Zarządzanie czasem pracy to swoisty buzzword, który już od lat omawiany jest na rozmaitych szkoleniach i spotkaniach networkingowych. Nic w tym dziwnego – dzięki lepszemu zorganizowaniu jesteśmy w stanie efektywniej wykonywać swoje obowiązki. Temat ten dotyczy każdego z nas – nie tylko tych, którzy mają wrażenie, że czas ulatuje przez palce. Wdrażając pewne działania i postępując wedle uniwersalnych zasad możemy mieć pewność, że zarządzanie czasem zaowocuje mierzalnymi rezultatami.
Zasad organizacji pracy własnej oraz oszczędzania czasu pracy można się nauczyć na wiele sposobów. Natomiast jednym z prostszych i bardzo efektywnych jest wzięcie udziału w szkoleniu z zarządzania czasem.
Jeżeli chcesz zobaczyć naszą propozycję i nauczyć się najlepszych metod wystarczy się z nami skontaktować, a my przygotujemy odpowiednią propozycję.
W sprawie szkoleń zapraszamy do kontaktu z naszym Doradcą tel. kom. + 48 503 129 393
Kreator
