Nie ma w przestrzeni biznesowej organizacji idealnej, w której wszystko układałoby się perfekcyjnie. Zmiennych w funkcjonowaniu przedsiębiorstw jest tak dużo, że w każdej firmie co jakiś czas można napotkać na problemy. Samo występowanie przeszkód nie jest możliwe do usunięcia, dlatego konieczne jest przygotowanie działań naprawczych do rozwiązywania problemów. Ważne, aby być gotowym organizacyjnie i komunikacyjnie na moment ich powstania. Aby minimalizować ryzyko pojawienia się problemów i sprawnie się z nimi uporać, stosuje się rozmaite metody Problem Solving. Czym jest dyscyplina znana pod nazwą Problem Solving, w jaki sposób ona funkcjonuje i które z metod Problem Solving warto wdrożyć w firmie?
Co to jest Problem Solving? Rozwiązywanie problemów
Tłumacząc nazwę z języka angielskiego na polski, Problem Solving to nic innego, jak rozwiązywanie problemów. W teorii więc jest to działanie post factum, czyli radzenie sobie z już występującą przeszkodą. Jednak organizacje, które stosują lean management powinny wiedzieć, że Problem Solving stosuje się także przed wystąpieniem problemu. Dzięki temu możliwe jest usprawnienie bieżących rozwiązań i zdobycie przewagi nad konkurencją, która pozostaje na dotychczasowym poziomie. Samo Problem Solving może przybierać rozmaite postacie, jednak schemat postępowania wygląda bliźniaczo:
- Definiowanie i ustalanie przyczyn problemu – wskazanie obszaru, czynności lub jednostki, która generuje (lub może wygenerować) problem
- Przygotowanie pomysłów na rozwiązanie problemu – zebranie możliwie jak największej ilości potencjalnych wyjść z sytuacji
- Ocena i wybór rozwiązania do wdrożenia – selekcja spośród zaproponowanych rozwiązań i opracowanie planu wdrożeniowego
- Realizacja i rozliczenie rozwiązania – delegowanie pracowników do poszczególnych zadań, po wdrożeniu działań naprawczych należy ocenić rezultaty i rozważyć ewentualne korekty.
Metoda 8D w Problem Solving – rozwiązywanie problemów
Na kilka sposobów można podchodzić do tego zagadnienia, ale jednym z najpowszechniejszych rozwiązań w zakresie Problem Solving jest metoda 8D. Nazwa pochodzi od skrótu 8 Disciplines, które stanowią raport identyfikacyjny szeroko stosowany w branżach technicznych. Jej popularyzacja przypada marce Ford, a obecnie stosują ją branże przemysłu ciężkiego – stoczniowy, maszynowy czy lotniczy. Metoda 8D wyróżnia poniższe etapy działania:
- 1D – Powołanie grupy roboczej do rozwiązania problemu
- 2D – Opisanie problemu przy pomocy dostępnych metod (np. schemat 5W2H)
- 3D – Podjęcie działań doraźnych, które oddzielają klienta od problemu
- 4D – Ustalenie przyczyn problemu (np. wykorzystując Diagram Ishikawy)
- 5D – Opracowanie działań naprawczych i wybór rozwiązań
- 6D – Analizowanie efektów oraz wdrożenie działań korygujących
- 7D – Podjęcie działań chroniących przed ponownym wystąpieniem problemu
- 8D – Raportowanie procesu i zamknięcie schematu 8D
Najistotniejszą zaletą metody 8D jest fakt holistycznego zaangażowania pracowników, którzy swoim doświadczeniem i kompetencjami są w stanie podjąć skuteczne działania naprawcze. Stosując skuteczną komunikację i procedury zespół jest w stanie wypracować bardzo efektywne rozwiązania i minimalizować skutki powstałych przeszkód. Niekiedy prognozować i zapobiec nie tyle skutkom, co wystąpieniu samych problemów.
| Szkolenia dla działu logistyki |  |
Popularne strategie i narzędzia do rozwiązywania problemów – Problem Solving
Problem Solving nie wskazuje jedynego słusznego rozwiązania, co pozwala na dużą elastyczność w działaniu i zarządzaniu zespołami. Należy pamiętać, że to, co sprawdziło się w przypadku jednej firmy, niekoniecznie musi zadziałać w przypadku drugiej firmy. Mając powyższe na uwadze, istnieje wiele strategii i narzędzi do rozwiązywania problemów. Wśród najpopularniejszych i najczęściej stosowanych można wymienić takie techniki, jak:
- Burza mózgów – wymiana pomysłami w zespole, a następnie rozwijanie ich w celu wypracowania optymalnego modelu
- Testowanie hipotez – wskazanie jak największej liczby rozwiązań problemu, a następnie obalanie lub potwierdzanie poszczególnych rozwiązań
- Analogia problemowa – poszukiwanie rozwiązań, które wdrożono w podobnej firmie przy analogicznej sytuacji
- Redukcja problemowa – transformacja lub podział głównego problemu na problem lub problemy pokrewne, które mają już swoje rozwiązanie
- Krytycyzm w działaniu – kwestionowanie obecnego stanu i rozwiązań aż do momentu, w którym trudno znaleźć słabe punkty problemu
- Dowód niemożliwości – założenie, że problem jest nie do rozwiązania, a następnie próba obalenia tego założenia (moment, w którym upadnie teza, jest punktem wyjściowym do rozwiązania problemu)
Rozwiązywanie problemów – najważniejsza jest edukacja
Problem Solving to metodyka rozwiązywania problemów i podjęcie działań, które zapobiegną powstawaniu podobnych zdarzeń w przyszłości. To także forma udoskonalenia obecnych mechanizmów tak, by organizacja funkcjonowała jeszcze wydajniej. Jeżeli zastanawiasz się, jak w praktyce funkcjonuje Problem Solving, skorzystaj z oferty naszych szkoleń. Dzięki nim dowiesz się, w jaki sposób należy wykorzystywać metodę 8D oraz które narzędzia Problem Solving okażą się najlepsze.
Dodatkowo rozwiniesz się w komunikacji z zespołami oraz w zarządzaniu podległymi pracownikami. Narzędzia Problem Solving można realizować podobnie do zarządzania projektami, gdzie wykorzystuje się potencjał wszystkich członków powołanego zespołu.
Zachęcany do analizy wszystkich naszych szkoleń dla firm. Szkolenia przeprowadzamy w formie stacjonarnej oraz w formyle online. Dokonujemy dobrego przygotowania przed szkoleniami, dlatego nasze warsztaty są bardzo ciekawe i zawsze odnoszą się do specyfiki i profilu działalności Państwa Firmy. Zapraszamy
W sprawie szkoleń zapraszamy do kontaktu z naszym Doradcą tel. kom. + 48 503 129 393
Kreator
