Komunikacja w biznesie to obecnie podstawa funkcjonowania. Używane techniki komunikacji w firmie to szkielet, na którym budujemy markę, prestiż, zadowolenie klientów i pracowników. Już od najmłodszych lat uczymy się komunikowania z innymi, czy to w domu, czy w szkole. Ta niby dość prosta i powszechna forma potrafi wielu osobom sprawiać trudność w utrzymaniu należytych relacji interpersonalnych. Oczywiście należy mieć na względzie fakt związany z charakterem i osobowością danej jednostki. Ponieważ nie każdy bryluje podczas spotkań towarzyskich i w komunikacji w grupie. Jednak można prowadzić zdystansowany styl towarzyski, a jednocześnie znać bardzo dobrze zasady profesjonalnej komunikacji.
Techniki komunikacji w firmie – same korzyści
Dobra komunikacja w firmie zdecydowanie ułatwia pracę i realizację zadań. I to bez względu na to, czy mamy do czynienia z komunikacją wewnętrzną w firmie czy z klientem zewnętrznym. To właśnie od tej umiejętności zależy powodzenie danego projektu, stosunków wewnętrznych lub relacji handlowych. Dlatego szkolenie komunikacja w firmie to dzisiaj podstawowa usługą, którą przeprowadzamy u naszych klientów. Bardzo popularna, ponieważ dzisiaj wszyscy wiedzą jak wielkie znaczenie ma komunikacja w relacjach z klientami, w rozwiązywaniu konfliktów, czy budowaniu skutecznych zespołów.
Komunikacja w zespole – techniki komunikacji w firmie
Zastanówmy się zatem, czym jest komunikacja w zespole? Otóż, komunikacja jest to forma przekazywania informacji pomiędzy pracownikami, liderami a managerami. Działająca przy realizacji zadań, pomiędzy różnymi działami – handlowym, produkcji, księgowości, logistyki itp. To właśnie za pomocą komunikacji wewnętrznej możemy dobrze zarządzać zadaniami i projektami, przekazywać kolejne zlecenia, oceniać pracę, a także raportować do przełożonych. Tak naprawdę, komunikacja jest podstawą funkcjonowania i czynnikiem gwarantującym skuteczność, realizację, informację, czyli byt przedsiębiorstwa.
Techniki komunikacji – rodzaje
Możemy rozróżnić dwa rodzaje komunikacji w zespole lub firmie: komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. Wewnętrzna obejmuje i dotyczy pracowników zatrudnionych w danej jednostce, natomiast komunikacja zewnętrzna skierowana jest np. do klientów czy dostawców. Wśród marketingowców najczęściej znana i nazywana hasłem Public Relations. Obejmuje między innymi takie kwestie jak: kultura organizacyjna firmy, dbanie o dobrą atmosferę w firmie, to także dbanie o dobrą komunikację, wewnętrzną i zewnętrzną. Są to działania oczywiste w dzisiejszym biznesie, które mają na celu polepszenie wizerunku firmy.
| Szkolenie Rozwiązywanie konfliktów |  |
Rozmowa jako najpopularniejsza forma technik komunikacji
Komunikacja w zespole może odbywać się za pośrednictwem różnych narzędzi. Klasycznym i najprostszym jest rozmowa, spotkanie, bądź komunikacja w trakcie prowadzenia zebrań z pracownikami. Podczas takiego bezpośredniego kontaktu jest możliwość dokładnego wyjaśnienia poruszanych zagadnień. Wtedy relacja jest dwukierunkowa, jest czas na pytania, wątpliwości, wymianę poglądów, na dyskusję. Jednak trzeba pamiętać o pewnych zasadach takiej rozmowy: przede wszystkim należy dać możliwość wypowiedzenia się innym oraz należy umiejętnie słuchać. W technikach komunikacji w zespole poza możliwością przekazania informacji ważna jest również zdolność wnikliwego słuchania. U wybranych osób zdolność do sprawnego wysławiania się jest naturalna, jednak część musi tę umiejętność nabyć lub się jej po prostu nauczyć. Ważne, aby poza rozwijaniem zdolności przekazywania informacji poszerzać również umiejętność słuchania i analizowania danych.
Forma budowanych komunikatów, to natomiast gwarancja bycia dobrze zrozumianym. Wiadomości należy przekazywać w sposób taki, aby były jasne i przejrzyste, bez ozdobników i niepotrzebnych zakłócaczy komunikatu. Należy unikać wtrąceń, opowiadania historii nie na temat, bądź opiniowania pracy zanim zadanie zacznie być realizowane. Należy pozwolić rozmówcy na zadanie pytań, aby rozwiać wątpliwości i niejasności. Znajomość tych technik komunikacji w zespole pozwala zarządzać pracownikami w sposób bardziej efektywny.
Techniki komunikacji w zespole a motywacja i skuteczność zespołu
Budowanie skutecznego zespołu i dobra komunikacja wpływają znacząco na atmosferę w firmie. Bywa czasem tak, że lider lub manager w natłoku swoich zadań zapomni przekazać istotne kwestie pracownikom. Takie działanie nie sprzyja dobrej komunikacji w zespole i może źle wpłynąć na atmosferę w grupie. Pracownicy mogą czuć się niedoinformowani, pominięci, a co za tym idzie mogą pracować mniej efektywnie. W związku z tym , a ich motywacja spadnie. Stąd tak ważne jest dzielenie się informacjami, aby móc podejmować bardziej efektywne decyzje.
Jakie najlepiej stosować techniki komunikacji w zespole?
- Aktywne słuchanie – to skupienie uwagi na rozmówcy, na komunikacie, podtrzymywanie kontaktu wzrokowego, nieprzerywanie, potakiwanie jako wyraz zrozumienia rozmówcy, stawianie otwartych pytań i powstrzymanie się od osądów i opiniowania
- Parafraza – czyli powtórzenie własnymi słowami tego co zrozumieliśmy z wypowiedzi. Jest to utwierdzenie rozmówcy, że szanujemy jego zdanie, że nasza uwaga była faktycznie skupiona na jego wypowiedzi. Taka forma pomaga także zapamiętać informacje i je porządkuje
- Precyzowanie – jeśli podczas rozmowy pojawią się wątpliwości warto wyjaśnić i doprecyzować je od razu
- Informacja zwrotna – dobrze jest na poszczególnych etapach rozmowy zapytać czy wszystko do danego momentu jest zrozumiałe
- Podsumowanie – to dobry moment na zebranie wszystkich ustaleń w kilku zdaniach, aby każda ze stron potwierdziła, że dobrze została zrozumiana
Współczesne kanały komunikacji w zespole
Warto na koniec wspomnieć o kanałach komunikacji w zespole występujących w relacjach biznesowych, ale nie tylko. Poza wspomnianą już rozmową, spotkaniem osobistym czy online, ważnymi kanałami komunikacji są:
1. poczta e-mail
2. komunikatory
3. ankiety
4. tablica ogłoszeń
5. newsletter bądź biuletyn firmowy
6. spotkania integracyjne
W jednym przedsiębiorstwie można wykorzystywać kilka kanałów komunikacji. Jednak należy pamiętać, aby dany kanał służył do przekazywania konkretnych, jednego rodzaju wiadomości. W szczególności, że nie każda osoba codziennie zagląda na np. tablicę ogłoszeń, bądź czyta newsletter firmowy.
Podsumowując: dobra komunikacja w zespole przekłada się bezpośrednio na sukces firmy, dlatego tak ważne jest umiejętne komunikowanie i aktywne słuchanie.
Techniki komunikacji w zespole należy wzmacniać i nad nimi pracować. Kto się doskonali w komunikacji, ten doskonali się globalnie. Chociażby przez jej wpływ na relacje wewnętrzne czy obsługę klienta, gdzie szybko stanie się to odczuwalne. Dlatego zapraszamy na szkolenia z komunikacji, dzięki którym staniecie się Państwo bardziej konkurencyjni.
W sprawie szkoleń zapraszamy do kontaktu z naszym Doradcą tel. kom. + 48 503 129 393
Kreator
