W socjologii wyróżnia się rozmaite sposoby komunikowania się, zarówno osobistego, jak i za pomocą elementów pośredniczących. Od listów i pocztówek przez SMS-y, aż po rozmowy telefoniczne i wideokonferencje, kończąc na personalnej rozmowie twarzą w twarz. Im dalej z rozwojem technologicznym, tym sposobów komunikacji przybywało. Im bardziej powszechny i dostępny stal się Internet, tym więcej pojawiło się możliwości porozumiewania się. Wszystkie te sposoby komunikacji można podzielić na formę synchroniczną i asynchroniczną. Na czym polegają te dwa sposoby komunikacji, co sprawia, że dany komunikat jest synchroniczny lub asynchroniczny oraz która z tych form jest lepsza? O tym przeczytasz w poniższym artykule, dzięki czemu sam ocenisz, z której formy najczęściej Ty korzystasz i która jest dla Ciebie najbardziej efektywna.
Komunikacja synchroniczna – co to jest?
Komunikacja synchroniczna to wszelki sposób prowadzenia dialogu, który odbywa się w czasie rzeczywistym. Najbardziej oczywistym wskazaniem będzie więc rozmowa twarzą w twarz, jednak to nie jedyny sposób synchronicznego porozumiewania się. Taka forma rozmowy odbywać się może także przez telefon lub spotkania online – zarówno w formie videorozmowy, jak i samego połączenia. Sposób, wykorzystane narzędzia, technologia, nie mają tu żadnego znaczenia. Obecnie masowe zastosowanie mają wszelkiego rodzaju platformy onlinowe, wykorzystywane do prowadzenia spotkań online, rozmów, nawet spotkań handlowych online. Istotą jest fakt komunikowania się bez zwłoki czasowej oraz jednoczesne zaangażowanie obu stron w prowadzenie rozmowy. Plusem takiej formy jest możliwość sprawnego ustalenia działań oraz natychmiastowej informacji w czasie rzeczywistym. Zaletą jest także ekspresja, czyli możliwość pokazania emocji, mimiki oraz gestów, które pozwalają zrozumieć kontekst wypowiedzi. Jednocześnie ta sama ekspresja może być, dla niektórych osób i sytuacji, negatywną cechą tego rodzaju komunikacji. Weźmy dla przykładu rozmowy handlowe i negocjacje. Nie dla wszystkich formuła synchroniczna może być komfortowa, gdyż wymaga utrzymania pewnej dyscypliny i gry aktorskiej.
Minusem komunikacji synchronicznej z kolei jest fakt, że obustronne zaangażowanie wymaga koordynacji i dogodnych warunków. Nie zawsze jest możliwość prowadzenia komunikacji synchronicznej. Ulotność rozmowy to kolejna niedogodność. Wszelkie ewentualnie poczynione ustalenia czy wydane polecenia i tak wymagają zanotowania w czasie rzeczywistym. Dlatego na spotkaniach często wyznacza się osobę do pisania protokołu z przebiegu rozmów. Następnie obydwie strony akceptują zapisy protokołu z rozmów i mamy pewną gwarancję zgodności wszelkich ustaleń.
Komunikacja asynchroniczna – czym jest?
Komunikacja asynchroniczna, w przeciwieństwie do komunikacji synchronicznej, nie odbywa się w czasie rzeczywistym. Skojarzone z tą formą komunikacji będą więc wszelkiego rodzaju listy oraz wiadomości on-line: e-maile, czaty czy komunikatory. Przede wszystkim odróżnia je parametr czasowy pomiędzy wysłaniem komunikatu, a otrzymaniem odpowiedzi. Na komunikat przekazany jednej stronie przez drugą można spodziewać się odpowiedzi po 5 minutach, ale też po kilkunastu godzinach czy nawet dniach. Odbiorca komunikatu tak naprawdę nie musi nawet odpowiadać na przesłaną wiadomość. Wystarczy, że zastosuje się do instrukcji, co będzie potwierdzać zrozumienie komunikatu. Obecnie niektórzy menedżerowie wykorzystują nawet tę metodę do funkcji zarządczych, kierowania zespołem, nawet motywowania pracowników.
Plusem komunikacji asynchronicznej jest przede wszystkim możliwość jej archiwizacji, gromadzenie treści wiadomości. Jest to ogromną zaletą, gdyż do ustaleń czy poleceń można powrócić w dowolnym momencie. Możliwość odłożenia rozmowy w czasie daje szansę na dokładniejsze przemyślenie wypowiedzi, co pozwala uniknąć rozmaitych wpadek i nietaktów. Minusem z kolei jest nieoznaczony czas, jeżeli wcześniej nie został wytyczony na udzielenie odpowiedzi. Sytuacje pilne mogą się skomplikować w momencie, gdy odbiorca nie jest w stanie na bieżąco odpisać na nasz komunikat. Wspomniane wcześniej przemyślenie wypowiedzi może być też wadą w czasie wielu rozmów. Pamiętajmy, że w komunikacji asynchronicznej pozbawiamy wiadomość emocji, tonu głosu, gestów czy innych form ekspresji nadających kontekst sytuacyjny.
| Szkolenie Zarządzanie zapasami |  |
Kiedy wybrać komunikację synchroniczną, a kiedy asynchroniczną?
Tak naprawdę nigdy nie ma jednego, uniwersalnego schematu uprawiania komunikacji, w którym tylko jedna z danych sposobów komunikacji sprawdzi się najlepiej. Czasy się zmieniają, technologia się zmienia, komunikacja również. Spójrzmy chociażby na kryterium postępu technologicznego. Nasi dziadkowie i pradziadkowie komunikowali się ze sobą w swojej młodości głównie za sprawą listów – komunikacji asynchronicznej. Telefony nie były tak powszechne, a Internet – czyli też czaty czy videorozmowy – nie istniały. Zupełnie nieekonomiczne byłoby podróżowanie kilkuset kilometrów tylko po to, by przez kilkadziesiąt minut uciąć prostą pogawędkę. W dobie rozwoju Internetu wszelkie czaty zyskały na popularności, gdyż przekazywane tym narzędziem treści są szybsze i tańsze. Ogólnoświatowa pandemia COVID-19 również wprowadziła rewolucję w kontaktach biznesowych i prywatnych. Zakaz spotkań i gromadzeń wymusił na przedsiębiorcach przestawianie się na inne formy „spotkań” z kontrahentami. Od tego momentu masowo wykorzystywano platformy onlinowe, mimo, iż istniały już dużo wcześniej. Również szkolenia biznesowe przeszły rewolucję i wiele projektów przeprowadza się a formie online, np. szkolenia dla kierowników.
Komunikacja synchroniczna i asynchroniczna. Obecnie wiele spraw można podjąć zarówno synchronicznie (rozmowa lub obsługa telefoniczna, konferencja online), jak również asynchronicznie (e-mail, SMS). Jednak w niektórych sytuacjach nieskuteczne lub niemile widziane jest korzystanie z danej formy. Na podpisanie istotnego kontraktu lepiej jest udać się osobiście, aniżeli przesłać maila ze skanem umowy i podpisem. Z drugiej strony komunikat asynchroniczny w formie maila potwierdzającego datę i miejsce spotkania jest o wiele lepsze niż pozostawienie całości w ustaleniach ustnych. Tutaj z kolei mamy pewność, że obie strony stawią się w oznaczonym miejscu i czasie, gdyż mamy pisemne potwierdzenie ustaleń.
Podsumowanie – komunikacja synchroniczna i asynchroniczna
Podsumowując: komunikacja synchroniczna to taka, która zachodzi w bieżącym czasie. Najczęściej prowadzona jest w formie rozmowy na żywo lub poprzez specjalne łącza, np. telefon czy videokonferencje. Komunikacja asynchroniczna z kolei pozwala na dialog rozłożony w dłuższym okresie czasu i nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi. Tutaj można wyróżnić wszelkie formy korespondencji nowoczesnej oraz tradycyjnej – komunikatory, sms-y, czaty, e-maile, listy czy pocztówki. Zależnie od sytuacji bieżącej, intencji autora czy zadania do wykonania, w części przypadków lepszy będzie format synchroniczny, a w innych sprawdzi się komunikacja asynchroniczna. Wybór formy należy do Ciebie, zależny od powagi informacji, możliwości organizacyjnych, preferencji Twojego partnera biznesowego.
Przekonaj się, jakie formy komunikacji stosujemy w czasie szkoleń menedżerskich. Jeżeli chcesz wzmocnić swój autorytet wśród pracowników zacznij właśnie od rozwoju kompetencji komunikacyjnych w zarządzaniu. Zapraszamy serdecznie do współpracy w zakresie szkoleń biznesowych. Prócz listy tematów na naszej stronie internetowej, możemy przygotować dla Ciebie o wiele więcej.
Sprawdź popularne szkolenia:
W sprawie szkoleń zapraszamy do kontaktu z naszym Doradcą tel. kom. + 48 503 129 393
Szkolenia dla kierowników – o udzielaniu informacji zwrotnych
Zapraszamy na szkolenia dla kierowników. To najlepszy warsztat, który porządkuje wiedzę zwierzchnika. Nauczysz się wszystkiego od A-Z, w tym wydawania poleceń, formułowania komunikatów, prawidłowego udzielania informacji zwrotnych. Mając takie narzędzia Twoi pracownicy poczują się zmotywowani oraz docenieni, nawet w trudnych sytuacjach zawodowych.
Kreator
