Z pieczątką na Fina

O NEGOCJOWANIU Z FINAMI

Wywiad z Agatą Depka, Project Managerem w fińskiej firmie, która należy do międzynarodowej sieci konsultantów i firm usługowych. Przede wszystkim Agaty zadaniem jest wspieranie firm przy wchodzeniu na nowe rynki zagraniczne.

KREATOR: Agato, pomagasz firmom polskim i skandynawskim we wzajemnej współpracy. W związku z tym jaka jest, według Ciebie, największa różnica, jeśli chodzi o negocjacje między Polakami a Finami?

Agata Depka: Co najważniejsze, po pierwszym spotkaniu żaden Fin nie podejmie decyzji o współpracy z nową firmą. Przede wszystkim w Finlandii proces podejmowania współpracy musi trwać. W związku z tym czasami trwa tygodniami, a decyzji nie podejmuje się „na wczoraj”. Należy pamiętać, że nie jest ważne, jak zachwycająca jest oferta partnera.
Finowie nie podejmują pochopnych kroków i nie obiecują złotych gór. Natomiast umówione kontrakty traktują z namaszczeniem, przez co nigdy nie zawiodą, np. terminu realizacji czy dostawy. Dzięki temu podejściu Finowie są godnymi zaufania partnerami w biznesie.

KREATOR: Z pewnością to jest plus, ale jak reagują na to polscy partnerzy?

Agata Depka: W praktyce wygląda to tak, że polski partner często myśli, że Finowie o nim zapomnieli albo nie traktują go poważnie. Jednak w tym czasie proces decyzyjny po fińskiej stronie “wre” w ich zwyczajowym tempie. Z drugiej strony, czasem się to mści na Finach, bo przegapiają krótkie terminy w Polsce. W ten sposób taka sytuacja zdarzyła się kiedyś naszym klientom w momencie, gdy podchodzili do przetargów w Polsce. Należy pamiętać, że ważną różnicą jest też to, że w Finlandii umowa słowna jest warta tyle samo, co kontrakt pisemny. Niestety w kontaktach z Polakami doradzam Finom dokumenty pisane.

Drugą ważną różnicą w negocjowaniu jest to, że na spotkaniach ze strony fińskiej bardzo często pojawia się szef eksportu. Po polskiej stronie natomiast do rozmowy zasiada zazwyczaj jakaś „szycha”, czyli prezes. Bo niestety mimo braku kompetencji, np. technicznych, często to on dzierży władzę decyzyjną. Dlatego doradzam często Finom, żeby ze swojej strony posyłali na końcowe negocjacje również kogoś z zarządu. Przede wszystkim, żeby Polacy dobrze się czuli. W związku z tym Finów to trochę dziwi, bo oni słyszeli o hierarchizacji władzy z wykładów o błędach w zarządzaniu…

KREATOR: O, to ciekawe. Zatem, co nas jeszcze różni?

Agata Depka: W szczególności komunikacja. Przede wszystkim dla Finów standardem jest komunikacja na drodze email-telefon. Natomiast po polskiej stronie często preferuje się rozmowy „zasiadane”. W szczególności im ważniejsze, tym częściej trzeba zasiadać. Dodatkowo wiąże się z tym wymiana dokumentów. Fax i email z zeskanowaną umową z podpisami to normalny tryb wymiany dokumentów w Finlandii. Natomiast w Polsce obieg dokumentów aktywuje pocztę tradycyjną, co przyznasz, jest w tych czasach stratą czasu. W związku z tym ten sam feler dotyczy faktur. Jednak najzabawniejsze są dla Finów polskie pieczątki. Ja sama nie znam fińskiej firmy, która posługuje się firmową pieczątką. Jednak kilku naszych klientów z Finlandii specjalnie wyrobiło sobie pieczęć, żeby móc wymieniać dokumenty z Polakami.

KREATOR: Czyli ich życie wydaje się prostsze niż przedsiębiorstw polskich… W szczególności o czym polski negocjator powinien pamiętać, aby był pozytywnie postrzegany przez fińskich partnerów?

Agata Depka: Tak jak wspominałam, najważniejsze to nie spieszyć się! Przede wszystkim Finowie to dość powolny naród; chyba tak mają ze względu na pogodę. Najpierw mi to przeszkadzało, ale po paru latach pracy w takim biznesie doceniam tę cechę. Należy pamiętać, że pośpiech to pierwszy krok do piekła. W związku z tym myślę, że generalnie Finowie mają dość europejskie podejście do negocjacji, więc wszystkie chwyty dozwolone. Co najważniejsze, nigdy nie należy wymagać od nich decyzji na wczoraj.

KREATOR: W takim razie co jeszcze korzystnie wpływa?

Agata Depka: Przede wszystkim bardzo mile jest, jeśli po stronie polskiej zasiada partner posługujący się płynnym angielskim. Ale przyznaję jednocześnie, że Finowie są bardzo OK, jeśli chodzi o udział tłumaczy w spotkaniach. Czyli mają zaufanie do jakości tłumaczenia i nie ujmuje to nic wartości partnera. Mam takie doświadczenia, że 90% moich fińskich klientów mówi płynnie po angielsku. Znajomość języka po prostu bardzo usprawnia życie i późniejszą współpracę.

KREATOR: Pamiętam, że kiedy uczestniczyłaś w szkoleniu ze sprzedaży, sygnalizowałaś, że w Finlandii nie wypada mówić wprost o cenie. W związku z tym Finowie się nie targują. Jak zatem przebiegają negocjacje cenowe?

Agata Depka: Fakt, Finowie rzadko się targują. W związku z tym ich oferta jest zazwyczaj jedyna i końcowa. Nie wynika to z ich uporu, ale czystej uczciwej kalkulacji. Przede wszystkim cena zawiera uczciwą marżę i zero zapasu na spekulacje.
Można próbować rozbić ofertę na segmenty, np. związane z długim wdrożeniem, kupowaniem elementów jakiegoś systemu i tak dalej. Wówczas cena zostanie zwyczajnie podzielona nam na raty.
Z kolei, jeśli Finowie otrzymują ofertę od Polaków, to doradzam im próbować negocjować cenę. Jednocześnie tłumaczę, że taki u nas zwyczaj. Ciężko Finom w to uwierzyć, ale paru spróbowało i miło się zdziwiło.

KREATOR: A o czym jeszcze czytelnicy powinni wiedzieć? O jakiś ciekawostkach? Zwyczajach biznesowych?

Agata Depka: O tak, jest kilka rzeczy, wymienię je:

  • Wizytówki. Przede wszystkim Finowie zawsze wymieniają się wizytówkami na początku spotkania. W szczególności dlatego, że mają skomplikowane nazwiska, więc to dużo ułatwia. Należy pamiętać, że dla nich tak samo egzotycznie brzmią nazwiska polskie
  • Kawa. Na każdym spotkaniu gospodarz oferuje kawę i ciasteczka. Z pewnością taki dzień meetingowy może skończyć się palpitacją serca, jeśli pije się kilka mocnych kaw z rzędu
  • Między godzinami 11-13 ciężko kogoś złapać przez telefon, bo to czas na lunch. Zatem, jeśli spotkanie biznesowe wypada w okolicach lunchu, gospodarzowi wypada zaprosić gościa na swój koszt na lunch
  • Tradycyjnie akceptowane jest spóźnienie na spotkanie do 15 min. Zwłaszcza warto zaanonsować nawet zwykłym smsem, że ma się poślizg. Należy pamiętać, że niestety często jest się wciskanym w napięty grafik jakiegoś dyrektora, więc warto sprawdzić, czy się z niego nie wypadnie
  • Wewnątrz firmy jest oczywiście podział na stanowiska, ale zazwyczaj wszyscy mówią do siebie po imieniu
  • Czas pracy jest ściśle określony na 7,5 godziny plus pół godziny na lunch w ciągu dnia. Dlatego nikt nie siedzi w pracy po 17… Po pracy wszyscy lecą uprawiać jakiś sport

Inne ciekawostki organizacyjne

  • Dość rzadkim zjawiskiem jest samochód i telefon firmowy. W związku z tym raczej firma zwraca pracownikom koszty eksploatacji i amortyzacji. Nie oznacza to skąpstwa firm, po prostu jest to najwygodniejsze dla wszystkich
  • Każdy poniedziałkowy ranek to czas, kiedy nie złapie się zarządu. Należy pamiętać, że wtedy zarząd ma naradę na nadchodzący tydzień. Dodatkowo po 15:00 w piątek też lepiej nie dzwonić, bo właściwie wszyscy już są nastawieni na weekend
  • Urlopy. Lipiec to główny miesiąc urlopowy. Dlatego do połowy sierpnia nie podpisze się żadnego kontraktu, bo zarząd ma zazwyczaj półtora miesiąca wakacji
  • Ciekawostką dla mas jest to, że na stronach internetowych bardzo łatwo jest znaleźć telefon komórkowy do osoby, która nas interesuje. Zwłaszcza, że rzadkością jest telefon stacjonarny. W takim razie strzeżone są emaile. Chroni się je przed spamem
  • Sekretarka. Przede wszystkim tylko w dużych firmach pojawia się sekretarka. Zazwyczaj można się łatwo dostać do interesującej nas osoby i nawiązać bezpośredni kontakt.

KREATOR: Trochę się różnimy, ale chyba nie na tyle, aby te różnice międzykulturowe były przyczyną poważnych trudności. Chyba, że masz inne doświadczenia?

Agata Depka: Po 5 latach pracy na łączach Polska – Finlandia nie razi mnie już nic tak bardzo. Co najważniejsze, Polacy, przedstawiciele polskich firm zmieniają się ciągle na korzyść, uczymy się i rozwijamy. W związku z tym działamy profesjonalnie. Z kolei Finowie coraz więcej interesów robią w Europie Środkowej, gdzie klimat biznesowy jest podobny, jak w Polsce. W związku z tym mają coraz więcej nowych doświadczeń, stają się też bardziej elastyczni.

Chociaż jest jedna różnica, której nie wszyscy Finowie potrafią zrozumieć. Z pewnością Finowie wydają się słabsi w marketingu, a w szczególności w reklamie. Dlatego nie potrafią zrozumieć, jak aktywnym, szybkim, a czasami agresywnym należy być na rynku polskim. Bardzo często słyszę od fińskich partnerów: “No przecież mamy stronę internetową, klient może sobie wszystko znaleźć”… Jednak dla prężnego polskiego przedsiębiorcy jest to niezrozumiałe. Finowie często nie widzą potrzeby rezerwowania budżetu na artykuły sponsorowane, kolorowe broszury po polsku. Dodatkowo na wystawianie się na targach, udział w konferencjach i seminariach, najlepiej jako sponsor. W zależności od wcześniejszych doświadczeń fińskiej firmy w Europie Środkowej jest mi łatwiej lub ciężej do tych „drobiazgów” ich przekonać.

KREATOR: Życzę Ci sukcesów na tym polu. I bardzo dziękuję za rozmowę.

W imieniu KREATOR rozmawiała Katarzyna Grzempowska

Więcej na temat Finów dowiesz się na szkoleniu współpraca z Finami.